AI.Atti
Verifica di conformità, redazione assistita e anonimizzazione degli atti amministrativi
Il problema che risolve
Ogni Ente produce quotidianamente un numero elevato di atti amministrativi — determinazioni, deliberazioni, ordinanze — la cui corretta redazione e conformità a norme e regolamenti interni è un presidio essenziale di legittimità dell’azione amministrativa.
Il controllo successivo di regolarità amministrativa previsto dall’art. 147-bis del D.Lgs. 267/2000 (TUEL) si svolge tradizionalmente su un campione di atti estratti a sorteggio, con verifica manuale rispetto a check-list di controllo. L’approccio è necessario ma ha limiti strutturali: interessa una parte ridotta degli atti prodotti, avviene a valle della loro adozione e comporta un carico di lavoro non trascurabile per gli uffici preposti.
Accanto alla conformità c’è la tutela dei dati personali. Pubblicazione all’Albo pretorio e in Amministrazione Trasparente, riscontro alle istanze di accesso e condivisione con soggetti terzi richiedono l’oscuramento dei dati non pertinenti: un’attività svolta in larga parte a mano, onerosa e in cui un’omissione può costare una diffusione illecita di dati.
AI.Atti nasce per superare quei limiti: verifica la conformità in modo sistematico, rapido e ripetibile, supporta gli uffici nella redazione di bozze già allineate ai requisiti e produce estratti anonimizzati pronti per la pubblicazione. La decisione finale resta sempre al personale dell’Ente.
Cosa fa
Tre moduli (Checklist, Genera atto, Anonimizzazione), utilizzabili insieme o singolarmente.
- Verifica di conformità degli attiIl modulo Checklist analizza uno o più atti rispetto a una check-list di controllo e restituisce un esito per ciascun requisito.
- Esito motivato e citatoPer ogni controllo: conforme, non conforme o non rilevante, la motivazione in linguaggio chiaro, il passaggio pertinente dell’atto e un eventuale suggerimento di correzione.
- Controlli per aree tematicheSoggetto e competenza, oggetto, tecnica redazionale, richiami normativi, dispositivo, rispetto dei termini del procedimento.
- Richiami normativi verificati su NormattivaGrazie all’integrazione con Normattiva, la banca dati ufficiale della normativa italiana, i riferimenti citati negli atti vengono verificati sul testo vigente, sia in fase di controllo sia di redazione delle bozze.
- Check-list personalizzabiliInteramente configurabili dall’Ente sui propri regolamenti, con più check-list associabili alla stessa tipologia di atto.
- Redazione assistita delle bozzeIl modulo Genera atto produce una bozza completa — premesse, richiami normativi e dispositivo — a partire dall’esigenza descritta in linguaggio naturale.
- Segnaposto invece di dati inventatiDove un’informazione non è deducibile — protocolli, date, nominativi, CIG, importi di dettaglio — il sistema scrive un segnaposto [DA COMPLETARE] anziché ipotizzarla.
- Conformità verificata sulla bozzaOgni bozza generata passa automaticamente dalla verifica del modulo Checklist, che distingue le non conformità strutturali dai dati ancora da inserire.
- Tracciabilità di ogni verificaData, ora, utente e impronta informatica (hash SHA-256) del file analizzato. L’esito è esportabile in PDF, da allegare agli atti del procedimento.
- Storico e archivio delle bozzeVerifiche e bozze restano in un archivio consultabile e ricercabile, da cui richiamarle, revisionarle e ri-verificarle.
- Anonimizzazione sostanzialeIl modulo Anonimizzazione individua non solo nomi e codici, ma anche gli identificativi indiretti (ruoli, parentele, luoghi, date) e le categorie particolari di dati, applicando pseudonimi coerenti, generalizzazioni o omissis.
- Erogazione in SaaS nell’Unione EuropeaNessuna installazione: l’elaborazione avviene su infrastrutture cloud nell’UE e i documenti non vengono usati per addestrare i modelli.
Benefici
Dal controllo a campione al controllo massivo
Oggi il controllo successivo dell’art. 147-bis riguarda un campione estratto a sorteggio. Con AI.Atti la verifica può essere estesa in automatico alla totalità degli atti prodotti, portando la copertura dei controlli fino al 100%.
Dal controllo a posteriori al controllo preventivo
La verifica può essere anticipata alla fase che precede l’adozione dell’atto, individuando e correggendo le criticità prima che l’atto diventi efficace.
Uniformità e oggettività dei controlli
Tutti gli atti vengono verificati con gli stessi criteri, definiti nelle check-list: si riduce la variabilità legata al singolo operatore.
Meno tempo e meno rilavorazioni
L’analisi automatica libera il personale dai riscontri più ripetitivi, e l’individuazione tempestiva delle criticità riduce integrazioni, rettifiche e provvedimenti di autotutela.
Conformità by design
La generazione assistita produce bozze già allineate ai requisiti: il controllo si sposta a monte del processo, invece di arrivare soltanto a valle.
Tracciabilità e valore probatorio
Data, ora, utente e impronta informatica di ogni verifica, unite alla versionatura delle check-list, rendono i controlli svolti pienamente ricostruibili.
Pubblicazione e condivisione sicure
L’operatore non rilegge più ogni documento riga per riga: valida il risultato proposto e interviene solo sui casi segnalati, riducendo tempi e rischio di diffusione illecita di dati personali.
Centralità del personale
L’intelligenza artificiale fornisce un ausilio istruttorio; valutazione e decisione finale restano in capo al personale dell’Ente.
Ambiti di applicazione
- Controllo di regolarità amministrativaIl controllo successivo dell’art. 147-bis del TUEL sugli elementi essenziali dell’atto, esteso oltre il campione a sorteggio.
- Anticorruzione e obblighi ANACAffidamenti, CIG, rotazione degli operatori economici e obblighi di trasparenza.
- Atti collegati al PNRRI vincoli e gli adempimenti previsti per gli atti che impegnano fondi del Piano.
- Verifica privacy degli attiGli atti che comportano un trattamento, verificati rispetto a una check-list privacy e GDPR.
- Procedure specificheAffidamenti diretti, contributi, concessioni, assunzioni: una check-list dedicata per ciascuna.
- Albo pretorio e Amministrazione TrasparenteEstratti anonimizzati pronti per la pubblicazione, nel rispetto del D.Lgs. 33/2013 e delle Linee guida del Garante.
- Accesso agli attiRiscontro alle istanze di accesso documentale e civico, con oscuramento dei dati dei controinteressati.
Come si attiva
- AnalisiRaccolta dei requisiti dell’Ente, ricognizione delle tipologie di atto e dei controlli da presidiare.
- ConfigurazioneAttivazione dell’ambiente SaaS e impostazione di tipologie di atto, uffici e check-list, in linea con i regolamenti e le prassi dell’Ente, e configurazione dei profili di anonimizzazione.
- TestVerifica del funzionamento su atti campione e taratura delle check-list.
- FormazioneFormazione e affiancamento degli operatori all’uso dei moduli attivati.
- MonitoraggioAnalisi dell’utilizzo e ottimizzazione continua delle performance del sistema.
Domande frequenti
- AI.Atti decide se un atto è conforme?
- No. Gli esiti prodotti sono un ausilio istruttorio a supporto dell’attività di controllo: non sostituiscono la verifica e la validazione del personale competente, che resta responsabile della valutazione finale di conformità e dell’adozione dell’atto.
- Le check-list sono modificabili dall’Ente?
- Sì, sono il cuore configurabile della soluzione: interamente personalizzabili sui regolamenti interni e sulle specificità dei procedimenti. Alla stessa tipologia di atto si possono associare più check-list, da usare in funzione dello specifico contesto di controllo.
- Cosa accade quando genera una bozza e un dato non è disponibile?
- Non lo inventa. Dove un’informazione non è deducibile dagli elementi forniti — numeri di protocollo, date, nominativi, codici CIG, importi di dettaglio — il sistema inserisce un segnaposto esplicito nel formato [DA COMPLETARE], così le integrazioni necessarie restano evidenti a chi redige.
- Come si dimostra che una verifica è stata svolta?
- Ogni verifica riporta data e ora di esecuzione, utente che l’ha effettuata e impronta informatica (hash SHA-256) del file analizzato, a garanzia dell’integrità del documento sottoposto a controllo. L’esito è esportabile in PDF per essere allegato agli atti del procedimento e resta nello storico consultabile.
- Dove vengono elaborati gli atti caricati?
- Su infrastrutture cloud all’interno dell’Unione Europea. I documenti dell’Ente sono trattati in conformità al GDPR, sotto giurisdizione UE, e non vengono utilizzati per l’addestramento dei modelli di intelligenza artificiale.
- Basta cancellare nomi e codici fiscali per anonimizzare un atto?
- No. Una persona può essere riconoscibile anche da un ruolo, un luogo o una combinazione di dettagli. AI.Atti analizza il significato del testo e interviene anche sugli identificativi indiretti, sui riferimenti ad altri atti e sui metadati del file.
- Chi è responsabile dell’anonimizzazione?
- L’Ente, in qualità di titolare del trattamento. AI.Atti propone gli oscuramenti e segnala i casi dubbi; l’operatore li conferma o li modifica prima della pubblicazione.
- I riferimenti normativi sono aggiornati?
- Sì, i richiami vengono verificati direttamente su Normattiva, sul testo vigente.
- Serve installare qualcosa?
- No. Il servizio è erogato in modalità SaaS: nessuna installazione né gestione tecnica a carico dell’Ente, che non sostiene costi per hardware, licenze infrastrutturali o gestione sistemistica.
Proviamo AI.Atti sui vostri atti
Partiamo dalle vostre check-list di controllo e da un campione di atti: dalla verifica si vede subito cosa il sistema intercetta e cosa resta all’ufficio. Per un contatto diretto: ai@sinetinformatica.it
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