AI.Call
Assistente virtuale telefonico per cittadini e utenti
Il problema che risolve
Il centralino di un Ente riceve in gran parte le stesse domande: quali servizi ci sono, come si presenta un’istanza, quali sono gli orari, quando si tiene un evento. Sono richieste la cui risposta è già scritta da qualche parte — nel sito istituzionale, nella knowledge base — e che però qualcuno deve leggere al telefono.
Il costo è doppio: gli operatori spendono tempo su domande ripetitive invece che sui casi che richiedono davvero una persona, e chi chiama trova risposta solo negli orari di sportello e solo se la linea è libera. Nei periodi di picco — una scadenza tributaria, l’apertura delle iscrizioni — le due cose peggiorano insieme.
AI.Call automatizza le interazioni in ingresso e lascia agli operatori ciò che gli operatori sanno fare: quando la richiesta è complessa, la chiamata viene instradata verso l’ufficio più adeguato, senza interrompere il servizio.
Cosa fa
- Risposte in linguaggio naturaleComprende le richieste dell’utente e risponde in modo immediato, coerente e contestualizzato.
- Assistenza informativaServizi, procedimenti, orari ed eventi, attingendo alla knowledge base dell’Ente e al sito istituzionale.
- Prenotazione di appuntamentiSi integra con le agende online dei servizi messi a disposizione dall’Ente.
- Trasferimento assistitoInstrada automaticamente verso l’ufficio competente o l’operatore dedicato quando la richiesta è complessa.
- Indipendenza dal centralinoIl sistema si integra con qualsiasi infrastruttura telefonica esistente.
- Erogazione in SaaSSu infrastrutture cloud ad alta affidabilità, qualificate ACN.
- Disponibilità continuaServizio attivo 24 ore su 24, anche fuori dagli orari di sportello.
- Dashboard di monitoraggioArgomenti più richiesti, esiti delle chiamate, trasferimenti e durata delle conversazioni, per capire di cosa hanno bisogno i cittadini e migliorare continuamente il servizio.
Benefici
Efficienza operativa
Riduce il numero di richieste gestite dagli operatori, automatizzando le risposte alle domande più frequenti di cittadini e utenti.
Risposte immediate
Garantisce tempi di risposta rapidi e accesso immediato a servizi, orari, procedimenti ed eventi dell’Ente.
Aumento dell’affidabilità
Fornisce informazioni uniformi e aggiornate, attingendo direttamente dalla knowledge base dell’Ente e dal sito istituzionale.
Ottimizzazione delle risorse
Migliora l’instradamento verso gli uffici competenti, supportando operatori e cittadini nella gestione efficace delle richieste.
Continuità operativa
Assicura disponibilità continua del servizio 24 ore su 24, con supporto costante anche fuori dagli orari di sportello.
Ambiti di applicazione
- Informazioni di primo livelloLe domande più frequenti di cittadini e utenti su servizi, procedimenti, orari ed eventi dell’Ente.
- Prenotazione di appuntamentiAccesso agli sportelli attraverso le agende online dei servizi già messi a disposizione dall’Ente.
- Campagne informative e scadenzeAttivazione temporanea con durata limitata alla campagna o all’esigenza specifica, senza impattare i servizi ordinari.
- Picchi di chiamataPeriodi ad alta affluenza in cui il carico sugli operatori va contenuto senza allungare i tempi di risposta.
Come si attiva
- AnalisiRaccolta dei requisiti dell’Ente, analisi dei flussi di chiamata e delle principali esigenze informative.
- AddestramentoIntegrazione delle fonti informative — sito web, documentazione, eventuali database — per alimentare la knowledge base.
- SviluppoAttivazione dell’ambiente in SaaS e configurazione delle logiche di risposta, instradamento e trasferimento verso operatori o centralino.
- TestVerifica in ambiente di pre-produzione, con validazione della qualità e dell’accuratezza delle risposte erogate ai cittadini.
- RilascioAttivazione in produzione, con monitoraggio continuo delle interazioni per ottimizzare performance e accuratezza delle risposte.
Domande frequenti
- AI.Call richiede di sostituire il centralino?
- No. Il sistema si integra con qualsiasi infrastruttura telefonica esistente ed è erogato in SaaS su infrastrutture cloud ad alta affidabilità, qualificate ACN.
- Da dove prende le informazioni che comunica ai cittadini?
- Dalla knowledge base dell’Ente e dal sito istituzionale. Le risposte sono quindi uniformi e aggiornate, perché la fonte è la stessa che l’Ente già mantiene.
- Cosa accade se la richiesta è troppo complessa?
- AI.Call instrada la chiamata verso l’ufficio competente o l’operatore dedicato. L’automazione copre il primo livello e non sostituisce la persona dove serve.
- Si può attivare solo per un periodo limitato?
- Sì. AI.Call supporta attivazioni temporanee, con durata limitata a una campagna informativa o a una scadenza: numero dedicato e knowledge base sono configurabili in tempi ridotti.
Quali domande arrivano al vostro centralino?
Dall’analisi dei flussi di chiamata si vede subito quale parte AI.Call può gestire in autonomia e quale va lasciata agli operatori. Per un contatto diretto: ai@sinetinformatica.it
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