AI.Invoice
Estrazione automatica e analisi dei dati delle fatture passive
Il problema che risolve
Le fatture dei fornitori di servizi essenziali — energia elettrica, gas, acqua, telefonia, connettività — arrivano a migliaia e vanno lette, verificate, registrate e liquidate. È un’attività ripetitiva, lunga e soggetta a errori, che impegna tempo e risorse senza generare valore aggiunto.
Nello stesso momento chi ha responsabilità finanziarie ha bisogno del dato opposto: non la singola fattura, ma la spesa aggregata per centro di costo, sede e tipologia di servizio, con gli andamenti storici e lo stato degli impegni.
I due bisogni si scontrano, perché il dato che servirebbe per l’analisi è dentro i documenti: finché resta lì, l’unico modo di estrarlo è il data entry manuale. AI.Invoice rompe questo vincolo e trasforma la gestione delle fatture in un processo digitale, automatico e trasparente.
Cosa fa
- Acquisizione automatica delle fattureDa PDF, da XML o direttamente dallo SDI, senza data entry manuale.
- Estrazione dei dati chiaveFornitore, importi, periodo, utenza, IVA, categorie di servizio e consumi, riconosciuti con tecnologie OCR e algoritmi di machine learning.
- Dataset strutturatiCSV, Excel o database pronti per l’analisi o per l’integrazione nei sistemi gestionali.
- Analisi di spesaDashboard interattive per centro di costo, capitolo, sede e tipologia di servizio.
- Andamenti e confrontiSerie mensili e storiche per fornitore o utenza, con mappe e grafici comparativi per individuare inefficienze, sprechi e trend di consumo.
- Monitoraggio di impegni e liquidazioniCollega i dati finanziari alle fatture e mostra impegni, liquidazioni e residui.
- Supporto alla liquidazioneReport di sintesi per fornitore e capitolo, con scadenze, importi liquidabili e residui.
- Verifica di coerenzaConfronto rapido fra fatture, impegni e pagamenti, integrato con i dati gestionali già presenti nell’ente.
Benefici
Efficienza operativa
Riduce i tempi di gestione delle fatture automatizzando l’estrazione e la strutturazione dei dati, ed elimina l’attività di data entry manuale.
Aumento dell’affidabilità
L’intelligenza artificiale elimina gli errori di digitazione e garantisce dati coerenti e verificabili per ogni fornitore e categoria di spesa.
Gestione integrata
Assicura il collegamento costante fra fatture, impegni contabili e centri di costo.
Controllo strategico
Offre una visione trasversale delle spese, a supporto di analisi, pianificazione e decisioni basate sui dati.
Supporto alla liquidazione
Agevola le verifiche contabili e accelera il processo di liquidazione e rendicontazione.
Domande frequenti
- Da dove arrivano le fatture ad AI.Invoice?
- Da PDF, da XML o direttamente dallo SDI, il Sistema di Interscambio. L’acquisizione è automatica: non serve caricare i documenti a mano.
- Quali dati vengono estratti da ogni fattura?
- I dati chiave del ciclo passivo: fornitore, importi, periodo di riferimento, utenza, IVA, categoria di servizio e consumi. Il risultato è un dataset strutturato in CSV, Excel o database, pronto per l’analisi.
- AI.Invoice sostituisce il gestionale contabile?
- No, si affianca ai sistemi già in uso: importa i dati di bilancio dal gestionale e restituisce dataset, dashboard e report, collegando fatture, impegni contabili e centri di costo.
- Serve solo alla Pubblica Amministrazione?
- No. È nata sul ciclo passivo degli enti, dove capitoli e impegni rendono il collegamento fra fattura e contabilità più stringente, ma il problema — leggere e analizzare grandi volumi di fatture di utenze — è lo stesso in qualsiasi organizzazione strutturata.
Quanto costa oggi leggere le vostre fatture?
Portiamo un campione delle vostre fatture di utenze e mostriamo che dati AI.Invoice ne estrae e che analisi ne ricava. Per un contatto diretto: ai@sinetinformatica.it
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