AI.Tag
Protocollazione automatica delle comunicazioni digitali in entrata
Il problema che risolve
Ogni giorno la casella PEC e le mail istituzionali di un Ente ricevono comunicazioni che vanno lette, protocollate e smistate all’ufficio competente. È un lavoro di attribuzione ripetitivo, il cui volume non dipende dalle scelte dell’Ente ma da quante persone gli scrivono.
Il costo non è soltanto di tempo. Finché la protocollazione è manuale, i tempi di presa in carico dipendono dagli orari d’ufficio e dalla coda arretrata, e la coerenza della classificazione dipende da chi è di turno.
AI.Tag nasce dall’esperienza pluriennale di SI.net nel supportare la Pubblica Amministrazione nei processi di digitalizzazione, ed è addestrato sull’archivio storico di protocollo dell’Ente: classifica come classifica quell’Ente, non come classificherebbe un modello generico.
Cosa fa
- Oggetto coerente con il contenutoLegge il messaggio e propone un oggetto che descrive di cosa si tratta, non quello scritto dal mittente.
- Classificazione documentaleAssegna la voce di titolario in base al contenuto, secondo le regole documentali dell’Ente.
- Competenza dell’ufficio destinatarioIndividua l’ufficio a cui la comunicazione va assegnata e la inoltra alla sua scrivania.
- Indipendenza dal gestionaleCompatibile con qualsiasi software di protocollo tramite API o Web Service, senza vincoli di sistema.
- Gestione delle comunicazioni prioritarieRiconosce le comunicazioni urgenti o sensibili e invia una notifica immediata all’ufficio competente.
- Interfaccia di protocollazione assistitaPer le comunicazioni non gestibili in autonomia l’IA propone un suggerimento editabile, protocollabile con un solo clic.
- Registro delle attivitàOgni operazione svolta da AI.Tag è tracciata, per trasparenza, controllo e conformità normativa.
- Operatività continuaIl sistema opera anche oltre l’orario d’ufficio, mantenendo i flussi attivi 24 ore su 24 dove serve.
Benefici
Efficienza operativa
Automatizzando la lettura, l’analisi e la protocollazione delle comunicazioni digitali in entrata, AI.Tag riduce i tempi di gestione di PEC e mail istituzionali.
Protocollazione istantanea
Le comunicazioni vengono protocollate immediatamente e inoltrate alla scrivania dell’ufficio competente, riducendo sensibilmente i tempi di presa in carico.
Aumento dell’affidabilità
L’estrazione e la classificazione automatiche riducono il margine d’errore umano: processi standardizzati e tracciati garantiscono coerenza e qualità nella protocollazione.
Ottimizzazione delle risorse
Con meno tempo dedicato a protocolli manuali e smistamenti, gli operatori possono concentrarsi su attività strategiche, con un contenimento dei costi.
Continuità operativa
Il sistema opera anche oltre l’orario d’ufficio, rendendo i flussi attivi 24 ore su 24 dove è necessario.
Come si attiva
- AnalisiRaccolta e analisi dei dati storici di protocollo, per istruire l’IA sui processi reali dell’Ente e assicurare coerenza con le procedure operative.
- AddestramentoTraining e tuning dei modelli sui dati analizzati, per classificare correttamente le comunicazioni digitali.
- SviluppoIntegrazione fra casella di posta, motore AI.Tag e gestionale di protocollo, tramite API e Web Service dedicati.
- TestVerifica in ambiente di pre-produzione, con affiancamento agli operatori per validare risultati e prestazioni.
- RilascioAvvio operativo nei flussi reali, con protocollazione automatica e smistamento immediato delle comunicazioni in entrata.
Domande frequenti
- AI.Tag richiede di cambiare il gestionale di protocollo?
- No. AI.Tag è compatibile con qualsiasi software di protocollo tramite API o Web Service: si collega al gestionale già in uso e alla casella di posta dell’Ente, senza vincoli di sistema.
- Quante comunicazioni riesce a protocollare da sola?
- Nelle installazioni in esercizio AI.Tag ha raggiunto un tasso medio di protocollazione automatica pari all’80% delle comunicazioni digitali in entrata. L’obiettivo è il 100%, avvicinabile perfezionando i modelli sull’archivio storico di protocollo dell’Ente.
- Cosa accade alle comunicazioni che l’IA non sa classificare?
- Non restano ferme: l’interfaccia di protocollazione assistita mostra un suggerimento editabile, che l’operatore corregge e protocolla con un solo clic.
- Su quali dati viene addestrato il sistema?
- Sui dati storici di protocollo dell’Ente, analizzati nella prima fase del progetto. L’addestramento è seguito dagli esperti di archivistica e gestione documentale di SI.net, che affinano le regole di classificazione insieme all’Ente.
- Come si verifica cosa ha fatto l’intelligenza artificiale?
- Ogni operazione svolta da AI.Tag è registrata in un registro di attività, che rende tracciabile l’intero processo ai fini di trasparenza, controllo e conformità normativa.
Quante PEC protocollate a mano ogni giorno?
Partiamo dai vostri numeri e dal vostro archivio storico di protocollo: dall’analisi si capisce quanta parte del flusso AI.Tag può prendere in carico. Per un contatto diretto: ai@sinetinformatica.it
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