AI.Verby
Trascrizione e verbalizzazione delle sedute
Il problema che risolve
Redigere il verbale di una seduta è un lavoro di riascolto: si riprende la registrazione, si attribuiscono gli interventi a chi li ha pronunciati, si trascrive. Il tempo speso non dipende dalla complessità della discussione ma dalla sua durata, e cresce ogni volta che un passaggio va risentito.
A questo si aggiunge il vincolo della sala. Gli impianti di registrazione dedicati stanno nell’aula consiliare, non nelle stanze dove si riuniscono commissioni e tavoli tecnici: fuori da quelle sale la verbalizzazione torna a essere interamente manuale.
AI.Verby interviene su entrambi i fronti. Acquisisce i contenuti multimediali di qualsiasi seduta — riunioni, consigli, commissioni, conferenze, incontri operativi — anche da un comune dispositivo o dal microfono, e restituisce testo strutturato invece di una registrazione da riascoltare.
Cosa fa
- Acquisizione dei contenuti multimedialiAudio e video di qualsiasi seduta: riunioni, consigli, commissioni, conferenze e incontri operativi.
- Verbalizzazione in tempo realeIl verbale si forma durante lo svolgimento della seduta, non dopo.
- Verbalizzazione a posterioriParte anche da registrazioni audio e video già effettuate, senza dover ripetere nulla.
- Riconoscimento degli interlocutoriSepara gli interventi e li attribuisce automaticamente ai rispettivi partecipanti.
- Nessun impianto dedicatoFunziona in sale prive di impianti di registrazione, acquisendo l’audio da un comune dispositivo o dal microfono.
- Formati di verbale dell’EnteModelli di verbale e di riassunto configurati sugli standard documentali già in uso.
- Indicizzazione semanticaOgni seduta è ricercabile full-text: nomi, termini e argomenti si ritrovano in pochi istanti.
- Revisione assistitaStrumenti di supporto alla revisione e alla validazione delle trascrizioni da parte dell’operatore (human-in-the-loop).
Benefici
Risparmio di tempo
Riduce drasticamente i tempi di redazione dei verbali, eliminando il riascolto e la trascrizione manuale delle registrazioni.
Accuratezza e tracciabilità
Il riconoscimento automatico dei diversi interlocutori consente di separare gli interventi e attribuirli ai rispettivi partecipanti.
Ricercabilità totale
Ogni seduta è indicizzata semanticamente e ricercabile full-text: nomi, termini e argomenti si ritrovano in pochi istanti, anche a distanza di anni.
Verifica assistita
La piattaforma mette a disposizione strumenti di revisione e validazione: la responsabilità del verbale resta di chi lo approva.
Flessibilità d’uso
Utilizzabile in qualsiasi contesto, anche in sale prive di impianti di registrazione, per sedute di qualsiasi durata e tipologia.
Ambiti di applicazione
- Consigli e giunteSedute degli organi collegiali, con più interlocutori e ordini del giorno strutturati.
- Commissioni e tavoli tecniciIncontri operativi e di lavoro, anche in sale prive di impianti di registrazione dedicati.
- Conferenze e audizioniConferenze di servizi, assemblee pubbliche e audizioni, con verbalizzazione degli interventi.
- Riunioni ed eventi istituzionaliSedute di qualsiasi durata, verbalizzabili in tempo reale o a partire da registrazioni già effettuate.
Come si attiva
- AnalisiRaccolta dei requisiti dell’Ente e definizione dei modelli e dei formati di verbale.
- ConfigurazioneAttivazione dell’ambiente, con i formati di verbale e di riassunto impostati secondo gli standard dell’Ente.
- TestVerifica del funzionamento su sedute campione e della qualità delle trascrizioni.
- FormazioneFormazione e affiancamento degli operatori all’uso della piattaforma.
- MonitoraggioMonitoraggio e ottimizzazione continui delle performance del sistema.
Domande frequenti
- AI.Verby richiede un impianto di registrazione in sala?
- No. AI.Verby acquisisce l’audio anche da un comune dispositivo o dal microfono di un portatile, quindi si può verbalizzare una seduta in sale prive di impianti di registrazione dedicati.
- Si può verbalizzare una seduta già registrata?
- Sì. Oltre alla verbalizzazione in tempo reale durante lo svolgimento, AI.Verby lavora a posteriori a partire da registrazioni audio e video già effettuate.
- Il verbale prodotto da AI.Verby è definitivo?
- No: la piattaforma è progettata human-in-the-loop. Produce trascrizione, verbale e riassunto, poi mette a disposizione gli strumenti con cui l’operatore rivede e valida il testo. La responsabilità del verbale resta di chi lo approva.
- Come vengono distinti gli interventi dei diversi partecipanti?
- Il sistema riconosce automaticamente i diversi interlocutori e separa gli interventi attribuendoli ai rispettivi partecipanti, così il verbale rispecchia l’andamento reale della discussione.
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