AI.Privacy Guardian
L’intelligenza artificiale a supporto della pubblicazione on line in conformità con il GDPR
Il problema che risolve
Le Pubbliche Amministrazioni, per ottemperare agli obblighi di pubblicità e trasparenza, pubblicano all’albo pretorio e nella sezione amministrazione trasparente una serie di informazioni sulla propria attività. Le stesse pubblicazioni devono però rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali.
L’art. 2-ter del D.Lgs. 196/2003 stabilisce che la pubblicazione on line di dati personali è ammessa se prevista da una norma di legge o di regolamento: qualsiasi pubblicazione ultronea rispetto alle previsioni normative è illegittima.
Gli obblighi sono stratificati in un tessuto normativo variegato, che rimanda in alcuni casi a norme specifiche di settore (bandi e concorsi, anticorruzione, appalti e lavori, ambiti edilizi, stato civile ed elettorale), e le strategie di pubblicazione e le soluzioni tecnologiche variano da ente a ente. In un ambito così difficile da interpretare gli errori — e le conseguenti sanzioni dell’Autorità Garante — sono frequenti, con danni economici e reputazionali per l’Ente.
AI.Privacy Guardian è uno strumento di supporto alle decisioni: cerca i dati personali dove l’Ente pubblica, li cataloga con l’indirizzo del documento in cui si trovano e lascia agli uffici, affiancati dagli esperti, la valutazione di ciò che è dovuto e di ciò che non lo è.
Cosa fa
- Portale SaaS in autonomiaL’Ente avvia le scansioni quando vuole, senza installare nulla, e le ripete in qualsiasi momento per misurare i miglioramenti.
- Scansione di albo pretorio e amministrazione trasparenteRaccolta dei documenti pubblicati nell’albo pretorio e nelle sottosezioni selezionate di amministrazione trasparente, allegati compresi.
- IA addestrata sui dati personaliRiconosce nelle pagine web e nei documenti non solo nomi e cognomi, ma anche iniziali, numeri di telefono, indirizzi, codici IBAN, copie di documenti di identità e scansioni di firme.
- Rilievi classificati per gravitàOgni documento riceve un livello — critica, alta, media, bassa o nessun rilievo — così gli uffici partono dai casi che richiedono un intervento prima.
- Prospetto di Analisi consultabile e filtrabilePer ogni rilievo: dati personali rilevati, soggetti coinvolti, identificabilità, fattori di rischio e dettagli, con il link al documento. Ricerca libera e filtri per gravità.
- Esportazione in ExcelIl Prospetto di Analisi si scarica in Excel, per condividerlo con gli uffici e tenerne traccia.
- Verifiche pianificate e report via emailLa verifica parte da sola all’ora stabilita e, se si vuole, i destinatari ricevono un riepilogo con il link al report.
- Storico delle verificheOgni verifica resta consultabile con esito, durata e log di esecuzione.
- Supporto dell’esperto privacyUna sessione di consulenza inclusa per leggere insieme i risultati, distinguere i dati soggetti a obbligo di pubblicazione da quelli non conformi e definire gli interventi.
- Report Operativo di InterventoIstruzioni per rimuovere i dati eccedenti, indicazioni sulla deindicizzazione dai motori di ricerca e misure di mitigazione, a guida degli uffici coinvolti.
- Formazione del personaleUna sessione di circa 2 ore, a distanza o in presenza e registrabile, sui dati riscontrati e sulle cautele di pubblicazione, con un questionario di comprensione.
Benefici
Riduzione dei rischi di sanzioni
AI.Privacy Guardian aiuta a prevenire errori e violazioni della normativa, riducendo il rischio di incorrere in sanzioni attraverso azioni correttive di mitigazione e interventi formativi mirati.
Efficienza operativa
La scansione automatica sostituisce il controllo manuale delle pubblicazioni: gli uffici intervengono solo dove il portale segnala un rilievo.
Miglioramento continuo
Le scansioni, ripetibili in autonomia e pianificabili, misurano l’efficacia di formazione e azioni correttive e costruiscono un percorso documentato di accountability.
Competenza di un DPO
SI.net è DPO di centinaia di enti pubblici e aziende dal 2018: alla tecnologia si affianca chi conosce da vicino le pubblicazioni della PA.
Come si attiva
- Analisi dei dati pubblicatiDal portale l’Ente avvia la scansione dell’albo pretorio e delle sottosezioni selezionate di amministrazione trasparente. L’IA individua i dati personali e li cataloga nel Prospetto di Analisi, con tipologia e indirizzo web.
- Supporto dell’esperto privacyIn una sessione a distanza l’esperto esamina i risultati con il personale dell’Ente e redige il Report Operativo di Intervento. La richiesta si attiva direttamente dal portale.
- Sessione formativaFormazione del personale, per sensibilizzare sulla protezione dei dati personali e prevenire future violazioni.
- Monitoraggio nel tempoL’Ente ripete o pianifica le scansioni in autonomia per misurare i miglioramenti. Su richiesta: altre sessioni con l’esperto, linee guida per la pubblicazione, approfondimenti per ambito normativo e supporto alla deindicizzazione.
Domande frequenti
- Quali dati personali riesce a individuare?
- L’IA è istruita per riconoscere i dati personali nelle pagine web e nei documenti: non solo nomi e cognomi, ma anche iniziali, numeri di telefono, indirizzi, codici IBAN, copie di documenti di identità e scansioni di firme.
- L’analisi è soltanto automatica?
- No. Alla scansione automatizzata segue un intervento di tutoring: gli esperti di data protection di SI.net esaminano i risultati con il personale dell’Ente e distinguono i dati soggetti a obbligo di pubblicazione da quelli pubblicati oltre le previsioni normative.
- L’intelligenza artificiale può sbagliare?
- Come ogni sistema di IA, non garantisce risultati infallibili o completi. Per questo AI.Privacy Guardian è uno strumento di supporto alle decisioni: i risultati vengono verificati dagli uffici insieme all’esperto.
- Cosa riceve l’Ente?
- L’accesso al portale, con il Prospetto di Analisi dei dati personali rilevati, e una sessione con l’esperto privacy che si conclude con un Report Operativo di Intervento. Una sessione formativa per il personale si può aggiungere a parte.
- Posso ripetere le scansioni?
- Sì, in autonomia e in qualsiasi momento, oppure con una pianificazione automatica. Solo ripetendo l’analisi si misura l’efficacia della formazione e delle azioni correttive.
- Quali sezioni del sito si possono analizzare?
- L’albo pretorio e le sottosezioni selezionate di amministrazione trasparente. Altre sezioni dei portali istituzionali si possono aggiungere in un secondo momento.
- Dove vengono elaborati i documenti?
- L’intelligenza artificiale è istanziata su server nell’Unione Europea. Le pagine e i documenti analizzati non vengono usati per addestrarla, né durante l’analisi né in futuro.
- Che ruolo ha SI.net rispetto ai dati?
- SI.net agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679 per tutte le attività del servizio: raccolta dei dati, analisi e verifica dei risultati, formazione del personale.
- Perché una pubblicazione in più è un problema?
- Perché l’art. 2-ter del D.Lgs. 196/2003 ammette la pubblicazione on line di dati personali solo se prevista da una norma di legge o di regolamento: qualsiasi pubblicazione ultronea rispetto alle previsioni normative è illegittima ed espone l’Ente alle sanzioni dell’Autorità Garante.
Una demo sulle vostre pubblicazioni
Vi mostriamo il portale e l’esito di una scansione dell’albo pretorio e di amministrazione trasparente, e ne parliamo insieme ai nostri esperti di data protection.
Correlati
Servizi che la includono
- Business Intelligence
- Cybersecurity
- Data protection
- Intelligenza Artificiale
- NIS 2 e decreto legislativo 138/2024
Approfondimenti
Le competenze SI.net, direttamente nella tua casella
Approfondimenti pratici, novità normative ed eventi formativi per accompagnare l’evoluzione digitale della tua organizzazione.